כיצד לנהל את הפרויקט כאשר המשאבים הדרושים אינם זמינים?
כיצד לנהל את הפרויקט כאשר המשאבים הדרושים אינם זמינים?
25 Nov
בסדנאות ניהול פרוייקטים שאנחנו מקיימים בחברות שונות תמיד עולה השאלה לגבי מה שהוא כנראה אחד האתגרים הנפוצים בניהול פרוייקטים – מה לעשות כשאין את המשאבים הדרושים להצליח בפרוייקט?
מנהלים צעירים, בתחילת הדרך הניהולית, לרוב מצפים לקבל את המשאבים הדרושים ובהתאם לנהל את המשימות הנדרשות כדי להגיע לתוצאה. במצב הזה, כאשר לא יתקבלו המשאבים הדרושים יהיה לגיטימי שיורם דגל, כנראה אפילו שיהיו אסקלציות להנהלה בכירה יותר שתפתור את הבעיה, דרישות לתקציבים, אנשים, וכו'. זה סטייט אוף מיינד של מנהל מתחיל וזה לרוב מקובל גם ע"י החברה/ארגון.
אבל כאשר עולים בסולם הניהולי והופכים לבכירים יותר העניין הזה משתנה לגמרי. הציפייה ממנהל/ת בכיר/ה יותר היא לייצר ולאתר את המשאבים הדרושים להצלחה, ולייצר אופציות ופתרונות גם כשאין את המשאבים. אין יותר "לא נתנו לי". האחריות ליצור את תנאי הפתיחה הדרושים, להתכונן, לגייס, לאשר תקציבים וכד' היא שלך.
כאשר באמת יש למנהל/ת בארגון את היכולת להביא את המשאבים, זה כנראה Fair enough. בדר"כ בחברות קטנות בינוניות זה באמת כך. למנהל יש את הסמכות לגייס, לעבוד בשיטה המתאימה, לשלוט במסגרת תקציבית, להעביר ממקום למקום, באופן שמאפשר באמת לפתור חוסרים במשאבים.
אבל בהרבה מצבים, ובעיקר בחברות גדולות יותר וארגונים ביורוקרטים יותר, זה לא המצב, ואז למנהל/ת אין באמת את היכולת לפתור את המצב. מה שנשאר אז, זה סיכון הולך וגובר בפרוייקט לקראת אי עמידה ביעדים, וציפיה גוברת והולכת מהמנהל/ת לפתור את הבעיה.
האם הציפיה הזאת הגיונית, ומה באמת מצופה מהמנהל/ת? "להתאבד" על המשימה? לעשות קסמים?
הרבה מנהלים מניחים שכן, שזה מה שמצופה מהם, והם ייטו "להתאבד על המשימה", להפגין מה שנקרא גישת "Can Do " למצוא את הפתרון האפשרי ולעשות שמיניות באויר כדי להפיק משהו גם מהמצב הכי בעייתי. הם הפנימו את הציפייה מהם.
אבל מבחינה מקצועית זה לאו דוקא הגישה הנכונה, חייב להיות איזון וחייבת להיות שקיפות למצב האמיתי, שלפעמים ממוסך בגלל המאמצים שנעשים. המנהל/ת אמנם מצופה למצוא פתרונות, לחשוב יצירתי, להציע ולקדם הצעות, אבל יחד עם זה, מאוד חשוב לבצע עוד כמה דברים שהרבה פעמים נשכחים -
לעשות re-planning
להרים דגלים
לתעד ולנהל סיכונים
להשתמש בנתונים ומדדי ביצוע כדי לבנות צפי ריאלי
להציף לבעלי העניין
מה שנקרא – לעשות תאום ציפיות.
למה זה חשוב? בגלל שכשהמצב מורכב, לא תמיד כל הסביבה מבינה את המורכבות. תפקידכם לוודא שחומרת הבעיה ורמת הסיכון ברורה לכולם, שהצפי האמיתי ברור, ושאתם רותמים את בעלי העניין הרלוונטים לעזור במקסימום כדי להצליח למרות החוסרים.
הכי נכון לעשות את זה באופן מושכל, מקצועי, מבוסס ע"י שימוש בנתונים ובמדדים, וע"י ניצול ערוצי תקשורת שונים – דוחו"ת פרוייקט, פגישות סטטוס, עדכון 1:1 לבעלי עניין מרכזיים, וגם וועדות היגוי ע"פ הצורך.
נסכם בחמישה צעדים שאנחנו, בקורס ניהול פרויקטים וסדנאות ניהול פרויקטים שלנו, ממליצים לעשות כשאתם מנהלים פרוייקט, משימה, פרוגרמה, ואין לכם את המשאבים הדרושים להצליח:
לעשות הכל כדי להביא את המשאבים החסרים (גיוס משאבים, גיוס תקציבים, זירוז תהליכים)
לפנות לפתרונות חלופיים (קבלנים, Outsource, רעיונות יצירתיים)
לחשב מסלול מחדש (re-planning )
לשקף צפי עדכני, כולל רעיונות להורדת/שינוי תכולה במקרה הצורך
לעדכן תכופות את כל בעלי העניין ולקיים פורום משותף לקבלת החלטות
ואם מגרד לכם לרוץ קדימה לבד תזכרו, העולם אוהב סופרמנים אבל רק כאלה שמצליחים :-)
בשביל להצליח תצטרכו את הארגון אתכם.
רוצים להתייעץ? מוזמנים לפנות אלינו באתר/טלפונית/מייל