מתודולוגיה אחידה לניהול פרויקטים בחברה - יתרונות וחסרונות
בהרבה חברות או ארגונים גדולים אשר מנהלים מספר גדול של פרוייקטים במקביל עולה השאלה – האם להטמיע שיטות ניהול פרויקטים אחידות. המציאות מלמדת שלרוב זה לא קורה מעצמו. בתהליך הגידול של החברה וכשמתחיל מצב של ריבוי פרוייקטים וגיוס מנהלי פרויקטים מתהווה בדר"כ מצב שבו הם מגבשים לעצמם שיטות עבודה ע"פ הידע, ההעדפות והנסיון הקודם ולפני ששמנו לב, התקבעו כבר בשטח הרגלים שונים.
בשלב הבא, כאשר ההנהלה מחפשת שקיפות ומידע איכותי על מצב הפרויקטים או שמתחילים אתגרים שיש לתת עליהם את הדעת, קשה לארגון לקבל תמונת מצב, להבין איפה הבעיות, ולשלוט באמת בהחלטות.
צריך לזכור שגם בשלב הזה ובעצם בכל שלב עוד לא מאוחר, עדיין אפשר לשנות את המצב ולהטמיע שיטות ניהול אחידות שיאפשרו יעילות, שקיפות, שיתוף ידע ואחידות. זה רק יהיה קצת יותר קשה וכנראה שיהיו יותר התנגדויות בשטח.
מהם היתרונות והחסרונות של מהלך כזה למרות ולאור המאמץ שהוא דורש? והאם כדאי באמת לעשות את המאמץ הזה?
היתרונות:
- שיפור ביעילות הניהול - לא צריך להמציא את הגלגל, האנרגיה והמאמץ של המנהל/ת מושקעים בניהול עצמו ולא בגיבוש שיטות הניהול, התבניות, הדוחו"ת.
- בהירות גבוהה – עם הזמן הצוותים ובעלי העניין מכירים את תהליכי העבודה ויודעים למה לצפות מה שמגביר את תחושת הביטחון ואת האפקטיביות
- שקיפות – כשעובדים עם שיטות ניהול אחידות המידע זורם למעלה באופן שוטף וקבוע, ולכן הוא זמין יותר להנהלה ומאפשר זיהוי צווארי בקבוק וקבלת החלטות.
- אפשרות חיזוי – עם הזמן, המידע הזמין גם מאפשר חיזוי של לוחות זמנים, תקציבים, סיכונים, ומפחית הפתעות בפרוייקטים.
- שיפור מתמיד – כאשר עובדים עם שיטה קבועה אפשר לשפר אותה כל הזמן ע"פ התוצאות וכל לגרום לשיפור מתמיד
החסרונות:
- חופש פעולה – מנהלי הפרוייקט עלולים להרגיש מוגבלים במרחב הפעולה שלהם, ולכן גם עלולות להיות התנגדויות.
- קושי להתאים שיטה אחידה – לעיתים הפרויקטים בחברה שונים מאוד זה מזה וקשה למצוא שיטה שתתאים. זה עלול להביא להתפשרות בנושאים מסויימים.
- צורך בתפקידים תומכים – שיטות עבודה אחידות בדר"כ מצריכות מטמיעים ו/או מבקרים אשר יאכפו אותן.
כפי שניתן לראות היתרונות הם רבים ומשמעותיים ולכן אפשר לומר באופן ודאי שברוב המוחלט של המקרים כדאי להשקיע את המאמץ ולהטמיע שיטה אחידה מבוססת נתונים ופוטנציאלית גם כלי ניהול פרוייקטים אחיד.
יתרה מכך, חברה גדולה שלא תעשה את זה תתקשה מאוד לייצר נתונים איכותיים ומספקים על הפרוייקטים ולשפר יעילות ותוצאות ותהיה נתונה להשפפעה מוחלטת של יכולות מנהל/ת הפרוייקט.
יחד עם כך צריך לזכור את החסרונות ולטפל בהם –
להשאיר בכל זאת חופש פעולה למנהלי הפרויקטים, ויש הרבה מקומות שאפשר ואפילו מתבקש, להשאיר מידת גמישות שמאפשרת להתאים את השיטה לפרויקטים שונים, ולשתף את מנהלי הפרויקטים עצמם בהחלטות, בתהליך ובהטמעה שלו.
כשעושים את זה נכון – התוצאות מובטחות, ובמובנים מסויימים זה כמו לצאת מהאפלה אל האור.
(לייעוץ והכוונה איך עושים את זה נכון - אפשר ליצור איתנו קשר ונשמח לעזור!)
בהצלחה!
